Doanh nghiệp hiện tại phải tiêu tốn hàng chục đến hàng trăm triệu đồng mỗi năm cho việc in ấn giấy tờ, tuy nhiên việc sử dụng nguồn tài nguyên này chưa thực sự tối ưu. Đâu là giải pháp giải quyết cho doanh nghiệp?
Ước tính chi phí sử dụng giấy của doanh nghiệp ở Việt Nam từ khoảng 500.000 VNĐ - 1.500.000 VNĐ hoặc thậm chí cao hơn mỗi nhân viên mỗi năm. Nếu một doanh nghiệp có 100 nhân viên, chi phí để mua giấy mỗi năm có thể nằm trong khoảng từ 50 triệu VNĐ đến 150 triệu VNĐ hoặc hơn.
Số hóa giấy tờ, tri thức, tài liệu đang được nhiều công ty sử dụng
Để giảm thiểu các vấn đề này, nhiều công ty đã bắt đầu số hóa bằng cách tăng cường sử dụng tài liệu điện tử và các giải pháp chuyển đổi số.
- Microsoft: sử dụng 17 triệu giấy/năm (năm 2019), sau khi triển khai các giải pháp số hóa đã giảm hơn 75% lượng giấy trong 5 năm qua.
- Fujitsu: sau khi số hóa, lượng giấy sử dụng đã giảm hơn 50% từ năm 2000.
- Samsung: các công cụ số hóa để thay thế cho việc in ấn, lượng giấy đã giảm hơn 10% trong năm 2020 so với năm trước đó.
- PepsiCo: giảm 25% lượng giấy sử dụng từ năm 2010 đến năm 2015 sau khi số hóa.
- Electrolux: giảm 32% lượng giấy sử dụng từ năm 2010 đến năm 2013 nhờ số hóa toàn bộ dữ liệu.
Một số giải pháp số hóa phổ biến bao gồm việc sử dụng các công cụ quản lý tài liệu điện tử, phần mềm chia sẻ và lưu trữ tài liệu trực tuyến, công nghệ điện toán đám mây và xây dựng văn phòng không giấy eOffice để lưu trữ và chia sẻ tài liệu. Những bài toán mà doanh nghiệp giải quyết được sau khi số hóa:
- Giảm thiểu chi phí liên quan đến việc in ấn, chuyển phát, không gian lưu trữ
- Tăng chỉ số phát triển bền vững và độ uy tín của thương hiệu doanh nghiệp
- Tăng tính bảo mật dữ liệu, hiệu suất làm việc, tính cạnh tranh của doanh nghiệp
- Dễ dàng tìm kiếm, truy vấn, phê duyệt tài liệu mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị
Tuy nhiên, để thành công trong việc giảm thiểu chi phí giấy tờ và in ấn, các công ty cần phải có sự thay đổi trong cách làm việc của nhân viên, sự quyết đoán của lãnh đạo, và tìm được nhà cung cấp giải pháp số hóa phù hợp với đặc thù riêng của doanh nghiệp.
Với các giải pháp số hóa từ quy trình làm việc, dữ liệu, phê duyệt trình ký đến xây dựng văn phòng xanh, Vũ Thảo Technology tự hào là nhà cung cấp được nhiều Tập đoàn, doanh nghiệp Việt Nam tin dùng trong suốt hơn 20 năm qua.