8 lợi ích của số hóa quy trình đối với sự phát triển của mọi doanh nghiệp

Như trong bài viết “Số hóa quy trình là gì” đã đề cập, số hóa quy trình là bước thứ 2 của hành trình chuyển đổi số. Cụ thể gồm 3 bước là:

- Số hóa thông tin (hay còn được gọi là tin học hóa)

- Số hóa quy trình

- Chuyển đổi số.

Trong một thời đại mà mọi hoạt động của doanh nghiệp đều ít nhiều liên quan đến công nghệ thì việc áp dụng số hóa quy trình vào vận hànhchỉ còn là vấn đề thời gian. Tuy nhiên, do chưa hiểu đúng và đủ về những lợi ích mà số hóa quy trình mang lại, nhiều lãnh đạo vẫn đang tiếp tục duy trì trạng thái trì hoãn.

Để làm rõ hơn tính cấp thiết của số hóa quy trình đối với sự phát triển của các doanh nghiệp, hãy cùng đi qua 8 lợi ích của quá trình chuyển đổi này trong bài viết dưới đây.

Các lợi ích của số hóa quy trình

Mặc dù chỉ là bước đệm để doanh nghiệp tiến lên chuyển đổi số, việc chuyển đổi các quy trình lên nền tảng số (số hóa quy trình) nên được doanh nghiệp xem là mục tiêu dài hạn. Thống kê của Accenture cũng cho thấy việc áp dụng công nghệ trước, trong và sau đại dịch là một trong những yếu tố cốt lõi để các doanh nghiệp trụ vững và tiếp tục phát triển trong 3 năm trở lại đây.

Dưới đây là những lợi ích hàng đầu của công cuộc số hóa quy trình của doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số:

1. Tiết kiệm chi phí là lợi ích hàng đầu đối với hầu hết mọi doanh nghiệp

- Lợi ích đầu tiên và dễ thấy nhất của số hóa quy trình là tối ưu hóa chi phí vận hành. Có một thực tế là các công ty đã và đang sử dụng các giải pháp số hóa quy trình (và cả chuyển đổi số) sẽ luôn có hiệu quả phân phối nguồn lực (tài chính, nhân lực…) tốt hơn khi đặt cạnh một đối thủ với cùng quy mô và lĩnh vực.

- Tính tự động hóa trong các quy trình số cũng sẽ loại bỏ các tác vụ trùng lặp, từ đó tiết kiệm đến 30% thời gian để hoàn thành một đầu việc.

- Tính tự động hóa của giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót so với quản lý thủ công. Điều này sẽ giúp cải thiện tốc độ phán đoán của nhân sự trong giải quyết vấn đề.

2. Tối ưu quy trình tìm kiếm và chăm sóc khách hàng

- Tôn chỉ “khách hàng là thượng đế” vẫn nên được các doanh nghiệp duy trì trong thời đại công nghệ số. Tuy nhiên, việc áp dụng công nghệ vào vận hành sẽ giúp quá trình tìm kiếm và chăm sóc khách hàng trở nên tập trung và nhất quán ở mọi giai đoạn.

- Hành trình của khách hàng từ khi chưa có khái niệm về thương hiệu đến khi trở thành người mua hàng có thể được gói gọn trong một quy trình duy nhất và toàn bộ dữ liệu từ từng điểm chạm sẽ được lưu vết và dễ dàng mang ra phân tích.

- Số hóa quy trình cho phép doanh nghiệp cải tiến liên tục và nhất quán các sản phẩm/dịch vụ trên hầu hết các nền tảng (cả online và offline). Đây chính là tiền đề của mô hình bán hàng đa kênh (omnichannel), tuy nhiên vấn đề này sẽ được làm rõ ở một bài viết khác.

3. Dữ liệu được thu thập và hệ thống một cách khoa học sẽ là nguyên liệu thô cho các quyết định mang tính chiến lược

  - Việc thống nhất quy trình, lưu vết dữ liệu và khai thác thông tin từ số lượng dữ liệu khổng lồ đó sẽ là chìa khóa giúp doanh nghiệp thay đổi cách thức vận hành, đồng thời hỗ trợ cấp lãnh đạo hoạch định những chính sách phát triển trong tương lai.

- Dữ liệu được hệ thống sẽ là công cụ hữu hiệu để đánh giá hiệu suất của cả bộ máy nhân sự, lẫn sự hài lòng của khách hàng đối với các sản phẩm/dịch vụ mà công ty đang cung cấp. Đây là căn cứ xác đáng nhất cho các quyết định chiến lược trên tất cả các khía cạnh trong doanh nghiệp (từ tiếp thị, bán hàng, dịch vụ khách hàng, phát triển sản phẩm, quản lý nguồn nhân lực…).

4. Giải phóng sức lao động, tăng cường đổi mới sáng tạo

  - Khi quy trình được tự động hóa, nhân sự trong doanh nghiệp sẽ có thêm không gian và thời gian để tập trung vào cải tiến các quy trình sẵn có, đổi mới sản phẩm, cải thiện trải nghiệm khách hàng…

- Số hóa quy trình thông thường sẽ ít có tác động đến doanh nghiệp trong ngắn hạn. Tuy nhiên nếu được triển khai một cách bài bản, đây sẽ là chìa khóa cho một hệ thống phát triển bền bỉ và hiệu quả qua thời gian.

- Bên cạnh việc cải tiến quy trình làm việc ở tất cả các bộ phận, phòng ban. Số hóa quy trình còn tối ưu chuỗi tương tác giữa doanh nghiệp và các đối tác cung ứng, đồng thời tạo ra một khối dữ liệu thô khổng lồ.

5. Giao tiếp tốt hơn, gắn kết hiệu quả hơn

- Xu hướng làm việc từ xa đang lan rộng trên toàn cầu đang đặt các doanh nghiệp vào tình thế phải tạo ra một quy trình làm việc tinh gọn nhưng vẫn phải hiệu quả.

  - Một công ty với quy trình được số hóa hoàn toàn sẽ cung cấp cho nhân viên khả năng làm việc tối ưu ở mọi lúc mọi nơi.

- Với các công ty toàn cầu, số hóa quy trình cũng tạo ra môi trường làm việc bình đẳng giữa những nhân sự làm việc on-site và các nhân sự làm việc từ xa.

6. Cải thiện chất lượng môi trường và chất lượng công việc

- Số hóa quy trình không chỉ mang về cho doanh nghiệp nhiều thông tin về khách hàng mà còn là các dữ liệu quý giá liên quan đến nhân sự. Việc theo dõi đầu việc và đánh giá liên tục sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực để cấp quản lý trực tiếp và cả giới lãnh đạo hiểu rõ chất lượng làm việc của từng nhân sự  của cả hệ thống.

- Dữ liệu từ các quy trình đã được số hóa sẽ là căn cứ để xem xét, đánh giá và cải thiện không chỉ chất lượng nhân sự, mà còn là liên tục tối ưu hóa quy trình để phù hợp hơn với môi trường kinh doanh đang ngày một cạnh tranh.

7. Đi trước đối thủ một bước

- Môi trường số là một “chiến trường mới” và các công ty/doanh nghiệp nên dần làm quen với thực tế này. Để không bị tụt lại phía sau, các công ty phải không ngừng theo dõi đối thủ thông qua nhiều kênh thông tin, để thu thập các thông tin như sản phẩm, các chiến dịch marketing cùng nhiều dữ liệu quan trọng khác.

- Đồng thời, số hóa quy trình cũng cho doanh nghiệp một cái nhìn từ tổng thể đến chi tiết các điểm mạnh và điểm yếu trong chiến lược phát triển. So sánh với những thông tin thu thập được với đối thủ sẽ cho phép cấp lãnh đạo công ty đưa ra các quyết sách chính xác, nhanh chóng và bắt kịp xu hướng đang ngày càng khó nắm bắt của thị trường.

8. Gây dựng niềm tin vững chắc trong cả nội bộ và bên ngoài

- Số hóa quy trình cho phép các thông tin được lưu vết và quản lý một cách có hệ thống. Với đặc tính này, tính minh bạch trong quy trình sẽ được nâng lên một tầm cao mới.

- Đối với nội bộ doanh nghiệp, minh bạch trong truy cập dữ liệu sẽ góp phần củng cố niềm tin của nhân sự vào bộ máy của công ty và ngược lại.

- Với khách hàng và các giao tiếp với khách hàng, việc lưu vết và quản lý chặt chẽ thông tin giữa các bên sẽ tạo điều kiện cho nhân sự (đặc biệt là bộ phận chăm sóc khách hàng) dễ dàng nắm bắt tâm lý, nhu cầu, nguyện vọng của khách hàng để đưa ra các tư vấn phù hợp nhất.

- Về khía cạnh quản lý, việc quản lý tập trung các dữ liệu khách hàng sẽ tạo nên lợi thế khổng lồ về mặt cạnh tranh vì khi số lượng dữ liệu đủ lớn, đó sẽ là một vũ khí cực mạnh để doanh nghiệp chiến thắng trước bất kỳ đối thủ nào.

- Tính minh bạch trong vận hành cũng có thể là một lợi thế rất lớn của một doanh nghiệp. Báo cáo “Edelman Trust Barometer” năm 2021 đã chỉ ra rằng, bên cạnh COVID-19, “đại dịch” các thông tin sai lệch chính là nguyên nhân giết chết niềm tin của người dùng vào các thương hiệu. Trong báo cáo vừa mới được công bố năm 2023, tổ chức này cũng cho biết chỉ có 20% người được khảo sát cho rằng mình thoải mái làm việc bên cạnh một người mà họ “không thực sự tin tưởng”.

Các công ty nên làm gì nếu chưa “số hóa”

Như đã đề cập bên trên, số hóa quy trình không còn là lựa chọn mà đã trở thành điều bắt buộc với mọi công ty/doanh nghiệp ở mọi quy mô/lĩnh vực. Việc bắt đầu từ sớm sẽ giúp doanh nghiệp rút ra các bài học và thực hiện các điều chỉnh cho phù hợp với văn hóa của từng đơn vị. Do đó, không khi nào là quá muộn để bắt đầu số hóa, tuy nhiên, đây nên là mục tiêu dài hạn và cần được xem xét một cách nghiêm túc.

Tuy nhiên, có một thực tế là rất nhiều doanh nghiệp đã nhận thức được tính cấp thiết của số hóa nhưng lại không biết bắt đầu từ đâu và đây chính là khi các đơn vị cung cấp giải pháp lên tiếng. Việc tìm kiếm cho công ty một giải pháp số hóa hiệu quả thường phải thỏa mãn các điều kiện sau:

- Đơn giản, dễ làm quen nhưng vẫn phải có khả năng số hóa phần lớn các quy trình của doanh nghiệp lên nền tảng online.

- Có tính năng thiết kế quy trình linh động, dễ dàng chỉnh sửa, tùy biến để phù hợp với nhiều quy mô và lĩnh vực kinh doanh của công ty.

- Cho phép thiết kế nhiều dạng báo cáo để dễ dàng mô hình hóa các dữ liệu thu thập từ hệ thống quy trình đã được số hóa trước đó.

- Giá cả hợp lý, phù hợp với ngân sách của các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Nhắc đến giải pháp hội tụ đủ các yếu tố kể trên thì không thể không kể đến Digital Process Management hay DPM của công ty Vũ Thảo Technology. Đây là một giải pháp số hóa quy trình động được tin tưởng sử dụng hơn 200 tập đoàn/công ty lớn nhỏ tại Việt Nam. Ngoài các điểm mạnh đã được liệt kê bên trên, DPM còn cung cấp 2 phiên bản giải pháp:

- DPM On-Premise: Phiên bản dành riêng cho các tập đoàn, doanh nghiệp lớn đến cực lớn. Với sự linh hoạt trong thiết kế quy trình lẫn tính tùy biến cao, DPM On-Premise cung cấp cho các tập đoàn với nhiều công ty thành viên cùng hàng nghìn nhân sự một giải pháp để giám sát, theo dõi và quản lý một cách cực kỳ hiệu quả.

- DPM Cloud: Phiên bản DPM dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). Với chi phí tiết kiệm hơn đáng kể, DPM Cloud vẫn cung cấp những tính năng mạnh mẽ nhất của DPM đến các khách hàng SMEs như thiết kế -form, thiết kế quy trình, báo cáo động. Ngoài ra, các quy trình được cung cấp sẵn trên DPM Cloud đều đã chứng minh tính hiệu quả khi được đưa vào vận hành trong bộ máy nhân sự phức tạp của các tập đoàn lớn đến cực lớn. Tuy vậy, mức chi phí của DPM Cloud lại hết sức cạnh tranh, phù hợp với những start-up có hầu bao không quá “rủng rỉnh” để đầu tư cho các giải pháp chuyển đổi số đắt đỏ.

Với những lợi ích của số hóa quy trình đã được liệt kê bên trên, các doanh nghiệp cũng đã phần nào hình dung được tính cấp thiết của quá trình này trong hành trình phát triển của doanh nghiệp. Như đã phân tích ở trên, số hóa sẽ là một hành trình dài và những lợi ích của nó sẽ có thể không xuất hiện sớm, do đó, các doanh nghiệp, đặc biệt là cấp lãnh đạo cần thật sự kiên nhẫn và lựa chọn các giải pháp số hóa quy trình phù hợp để quá trình này diễn ra được suôn sẻ, hiệu quả và tiết kiệm nhất có thể.

Được thành lập năm 1999, công ty Vũ Thảo Technology có hơn 20 năm kinh nghiệm trong việc nghiên cứu, phát triển và triển khai các giải pháp chuyển đổi số chuyên sâu cho các công ty, tập đoàn hàng đầu. Hiện Vũ Thảo đã vận hành thành công hơn 30 giải pháp cho các công ty, tập đoàn nằm trong top 200 tại Việt Nam.

Tham khảo thêm các giải pháp khác của Vũ Thảo Technology tại:

Website: Vũ Thảo | Kết Nối Phẳng 

Fanpage: Facebook | LinkedIn | YouTube

Số điện thoại: 0901.170.659

  Email: lienhe@vuthao.com